Facturas electrónicas
Envíe y reciba facturas electrónicas y notas de abono como archivos o usando un sistema de intercambio de documentos. Tal como se distribuye, se admite el formato PEPPOL y el servicio gratuito de intercambio de documentos Tradeshift, pero la arquitectura permite añadir formatos o software de servicio de intercambio de documentos adicionales (requiere la personalización por parte de un partner). Asimismo, ahora se admite un serie de estándares usados en el intercambio de documentos electrónicos, incluido un número de ubicación global (GLN) para clientes y proveedores, un número de artículo comercial global (GTIN) para los artículos y códigos internacionales de unidades de medida, divisas, códigos de impuestos, regímenes fiscales y países. Además, un nuevo concepto de Perfil de envío de documentos engloba todas las tareas relacionadas con el envío de documentos (correo electrónico, impresión o archivo) y permite configurar métodos de envío predeterminados para un cliente o proveedor o un grupo de clientes o proveedores. Los documentos electrónicos recibidos se integran en las características de gestión de documentos, es decir, se almacenan en Documentos entrantes, junto con las facturas escaneadas en papel o PDF, desde donde el usuario puede crear facturas de compra y notas de abono de compra, o asientos contables, y añadir reglas de texto a cuenta a las reglas contables predeterminadas en función del proveedor o de los datos. Se muestran los errores y advertencias relacionados con la conversión de los documentos entrantes, y los vínculos al documento permiten la navegación desde cualquier documento creado, documento contabilizado o asiento contable en Microsoft Dynamics NAV. Mediante una cuenta de Tradeshift gratuita, los documentos se pueden enviar y recibir en la red de Tradeshift, y el estado de entrega y el registro de la actividad están disponibles desde Microsoft Dynamics NAV para la interacción con el servicio de intercambio de documentos. Se puede añadir un flujo de trabajo para procesar automáticamente cualquier documento electrónico entrante, por ejemplo, desde crear el borrador de compra correspondiente en Microsoft Dynamics NAV hasta publicarlo y crear líneas de pago en función de las condiciones del flujo de trabajo para cada proveedor o importe.
 Flujo de trabajo de documentos entrantes
Añada flujos de trabajo para procesar automáticamente cualquier documento electrónico entrante, por ejemplo:

• Envíe y reciba documentos del sistema OCR automáticamente.
• Cree borradores de compra en Dynamics NAV.
• Contabilice el borrador.
• Cree líneas de pago para los documentos contabilizados. El usuario puede definir condiciones del flujo de trabajo para controlar el flujo en función del proveedor o el importe, por ejemplo.

 Tipos de cambio de divisas
Actualice los tipos de cambio de divisas mediante servicios web de terceros que proporcionen los tipos de cambio como archivos XML. Las actualizaciones se pueden realizar manual o automáticamente mediante la funcionalidad de colas de trabajos. Las fuentes de distribución de divisas de Yahoo y el Banco Central Europeo (BCE) se admiten de forma predeterminada, y se pueden añadir otros servicios de divisas asignando los datos de la fuente durante la configuración de los tipos de cambios de divisas: una tarea que puede realizarla el usuario final sin permisos de desarrollador.

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Administración de documentos

 Documentos entrantes
Los documentos entradas escaneados y los documentos electró- nicos se pueden almacenar en Microsoft Dynamics NAV en Documentos entrantes. Desde ahí, se pueden seguir procesando en Microsoft Dynamics NAV. Los vínculos al documento entrante permiten la navegación desde cualquier documento creado, documento contabilizado o asiento de transacción financiera en Microsoft Dynamics NAV. Desde estas ubicaciones, el documento original vinculado está disponible para consulta. También es posible buscar asientos contables que no tengan un documento entrante adjunto, y adjuntar una entrada de documento entrante manualmente. Los documentos en papel se pueden escanear y añadir manualmente a los documentos entrantes, o se pueden capturar con un teléfono o tableta con la aplicación Microsoft Dynamics NAV o, por ejemplo, con Office Lens.
 Reconocimiento óptico
La integración de OCR le permite extraer facturas o notas de abono en PDF o escaneadas en datos estructurados para procesarlos después automáticamente del mismo modo que los documentos electrónicos. Añada reglas de texto a cuenta a las reglas de cuenta predeterminadas en función del proveedor. Tal como se distribuye, se admite el servicio de captura de facturas de Lexmark para Microsoft Dynamics NAV, pero la arquitectura permite usar un servicio OCR diferente o un software externo (requiere la personalización por parte de un partner). Con la integración del servicio de captura de facturas de Lexmark, se puede extraer información del encabezado y del total. Los documentos se pueden enviar también directamente al servicio OCR mediante el correo electrónico. Para usar el servicio de captura de facturas de Lexmark de Microsoft Dynamics NAV, se debe crear una cuenta en dicho servicio y se pondrá a disposición del usuario una SKU gratuita. Los documentos entrantes se pueden enviar o recibir del sistema OCR manualmente, además de usar una cola de trabajos.